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 从规范走向引导——企业会计信息化工作规范解读之三
2014-02-14 08:00   审核人:

2014年2月13日 来源:会计司

    一、有关背景

    电算化时代,信息技术是工具,是会计人员手脑功能的延伸。会计人员的思维、方法、流程、手段也就成为会计软件摆脱不了的框框。因此,电算化就是手工核算的模拟,其过程对每个企业来说都是基本相同的。过去发布的会计电算化相关文件正是基于这一理念而制定,更多地反映了对电算化核算过程的规范,统一性、强制性要求多。

    信息化不同于电算化。信息化时代,信息技术不仅是工具,更是企业经营管理的环境,是企业组织会计工作应当考虑的众多因素之一。而每个企业面临的环境因素是不同的,信息技术和其他环境因素相互影响和适应,共同决定着不同的会计方法、流程、组织结构,以及会计与其他经营管理活动的关系。因此,过去的一些政策理念和方法已经不适应,甚至阻碍了会计信息化的进一步发展。

   《企业会计信息化工作规范》(以下简称工作规范)顺应了信息化时代的要求,摆脱了“模拟手工”的电算化思维,在很多方面突破了过去规定和现行做法。同时,工作规范把会计信息化放在企业整体经营管理环境中,重视会计与其他业务活动的有机联系,强调会计信息化带来的工作流程和模式的革新,以及信息化与制度环境的互动。对于企业如何充分合理利用信息技术,提高会计管理水平,工作规范以引导、启发为主,由企业根据自身情况决定工作内容和进度。

    从规范到引导,体现了信息化地位作用的演进,更体现了“转变政府职能”、“减少政府对微观事务管理的要求。

    二、条文解读

    工作规范第三章“企业会计信息化”对企业开展会计信息化工作各方面提出了要求。下面逐条予以说明:

    第二十一条 企业应当充分重视会计信息化工作,加强组织领导和人才培养,不断推进会计信息化在本企业的应用。

    除本条第三款规定外,企业应当指定专门机构或者岗位负责会计信息化工作。

    未设置会计机构和配备会计人员的企业,由其委托的代理记账机构开展会计信息化工作。

    企业开展会计信息化工作,首先需要组织、机构和人员的保障。该条对此提出了原则性要求。

    会计是企业各方面经营管理信息汇聚的枢纽,规模越大的企业,会计信息化涉及的部门、业务、流程就越多、需要协调的关系就越复杂。因此,大型企业的会计信息化项目,其建设实施应当由具有足够权限的企业负责人来领导,重大事项需要企业主要负责人主持决策。

    对于具体负责会计信息化工作的主体,企业可以有多种选择:小微企业可以指定会计部门或者会计人员负责,或者把会计信息化工作交由代理记账机构;大中型企业可以在会计部门、信息技术部门内部设立专门机构或者岗位负责,或者设置独立于两部门的专门部门负责。

    会计信息化是财务会计、财务管理、内部控制和信息技术的深度融合,需要复合型人才。对于大中型企业来说,会计信息化建设还必须有熟悉本企业情况的复合型人才。只有熟悉本企业情况,才能制定出切合实际的信息化方案,以及能在本企业贯彻推行的配套制度体系。否则,会计信息化可能与企业经营成为“两张皮”,造成建设失败和投资浪费。

    第二十二条 企业开展会计信息化工作,应当根据发展目标和实际需要,合理确定建设内容,避免投资浪费。

    尽管信息化是方向,但信息化作为企业经营的环境因素,需要与企业发展所处阶段、规模、内部文化、组织架构、员工素质、法律、监管等其他环境因素相互配合,因地制宜地推进,不能“赶时髦”,追求“一步到位”。因此,在整体规划的前提下,会计信息化建设内容可以分阶段逐步完善,根据企业经营发展的需要分模块搭建。

    第二十三条 企业开展会计信息化工作,应当注重信息系统与经营环境的契合,通过信息化推动管理模式、组织架构、业务流程的优化与革新,建立健全适应信息化工作环境的制度体系。

    前面多次提到,信息技术与其他环境因素要相互适应配合,共同对企业经营管理构成影响。同时,会计也是企业牵一发而动全身的工作。实践证明,决定会计信息化成败的不是“建”而是“用”。设计上再完美的信息系统,如果不适应企业实际情况,没有相应的制度支撑配合,没有处理好内外部利益关系,没有得到用户部门的支持,就可能成为摆设,甚至带来负面效应。

    因此,企业推进会计信息化,不仅要考虑系统建设本身,还要研究管理模式、组织架构、业务流程是否契合。信息系统的建设实施过程,往往也是会计工作变革的过程。变革的关键是相关部门和岗位的认识要统一,而最终结果则要以制度的形式来反映和固化。只有认识统一、制度保障前提下的系统,才可能运行良好,发挥预期的效益。

    第二十四条 大型企业、企业集团开展会计信息化工作,应当注重整体规划,统一技术标准、编码规则和系统参数,实现各系统的有机整合,消除信息孤岛。

    信息化的优势在于信息的共享和集中,企业经营管理发展到一定层次,必然要求信息更高层次的共享和更大范围的集中。因此,企业会计信息化建设,功能可以逐个模块地搭建,范围可以从局部到全面,但是规划必须是整体性的,技术标准必须是统一的。对大型企业,特别是地域分布广、分支机构、核算层级众多的企业集团来说尤其如此。这就要求各部门、各单位的系统不能各自为政,必须为将来的整合做好准备,必须采用一种“语言”说话。这样,未来各个系统之间才能“对话”,信息化的优势也才能充分发挥。否则,各种系统就会成为一个个“孤岛”,相互间没有联系。或者成为一个个“烟囱”,信息只向上通,没有横向联系。

    信息化建设,无论是企业还是政府,无论是会计领域还是其他业务领域,也无论是国内还是国外,大量经验和教训都说明一点:整体规划和统一标准很重要。没有规划和标准,一开始可能省事了,但未来到了必须整合的时候,就会花成倍的精力去处理系统间不兼容问题。为了整合不得不废弃原有系统重复建设的情况也时有发生。而这种情况下,组织和人员对原有系统的依赖性和惯性,更会对新系统的实施形成阻力。

    因此,大型企业开展会计信息化建设,无论从一开始就采取统建方式,还是“先分后统”方式,都要有顶层设计,要在统一领导下进行。要有统一的技术标准,编码规则和系统参数。其中,技术标准主要是指用于交换的数据格式;编码规则是指企业对各类业务概念的统一定义,又称为数据字典(例如会计科目表);系统参数则是指为完成特定业务处理或者控制功能而需要自上而下传递的数据。例如,对于经理可以审批的费用限额、某类固定资产的折旧方法和折旧年限等,企业总部制定标准后可以传递至各级系统中,这就需要统一定义相关系统参数。

    第二十五条 企业配备的会计软件应当符合本规范第二章要求。

    提供合格的会计软件是软件供应商的责任。企业同样也负有使用合格软件的责任。两者不能相互替代。

    企业的这一责任有两种情况:如果企业自己开发会计软件,则开发的软件应当符合工作规范的要求;如果企业外购会计软件,则应当选择符合工作规范要求的产品。否则,企业可能面临工作规范第四十四条规定的处理措施。

    企业可以参阅工作规范解读之二《会计软件的规矩方圆》,详细了解对会计软件的要求。

    第二十六条 企业配备会计软件,应当根据自身技术力量以及业务需求,考虑软件功能、安全性、稳定性、响应速度、可扩展性等要求,合理选择购买、定制开发、购买与开发相结合等方式。

   定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发。

    该条主要是提示企业进行会计软件配备方式决策时应当考虑的因素。成本是企业决策的重要因素,但除此之外,软件功能、安全性、稳定性等因素也很重要。企业应当衡量自身技术力量以及外部开发单位能否有效满足上述各项要求。

    第二十七条 企业通过委托外部单位开发、购买等方式配备会计软件,应当在有关合同中约定操作培训、软件升级、故障解决等服务事项,以及软件供应商对企业信息安全的责任。

    该条是提示企业在软件配备中不可忽略对相关服务的需求。会计软件不同于一般商品软件,要保障软件的正常使用以及会计工作的持续开展,相关服务不可缺少。对信息安全责任的承诺,也是供应商服务的重要部分。而一些软件厂商可能重产品而轻服务,小微企业由于经验不足也可能在购买产品时忽略相关服务问题。

    第二十八条 企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化,通过业务的处理直接驱动会计记账,减少人工操作,提高业务数据与会计数据的一致性,实现企业内部信息资源共享。

    信息化的趋势之一是不同业务系统的集成。过去,企业经营数据可能需要先导出,经格式转换、分类汇总等人工处理后再导入或者输入会计系统。现在,业务系统与会计系统互联后,业务发生时,业务系统就可以将数据直接推送给会计系统。会计系统根据这些数据,按照既定规则生成记账凭证并自动记账。这一过程就是业务直接驱动的记账。它的优势:一是提高效率;二是增进会计核算的及时性;三是避免人工差错;四是防止舞弊;五是提高系统间数据一致性。

    例如,对于加油站来说,每次加油完成挂枪后,自动加油机就能生成油品种类、加油量、单价和总金额信息。生产管理系统搜集到这些信息后,就能传递给会计系统,从而触发会计系统生成确认收入和成本的分录,并完成记账。整个过程几乎在加油完成的同时完成。

   当然,实现业务系统与会计系统的集成,一个重要前提是技术标准和数据字典的统一,也就是第二十四条所强调的内容。举例来说,如果生产系统中把加油量定义为“公升数”。而会计系统中定义为“加油量”,则两系统中的数据就无法进行配比,也就无法实现自动的数据交换。

    第二十九条 企业应当根据实际情况,开展本企业信息系统与银行、供应商、客户等外部单位信息系统的互联,实现外部交易信息的集中自动处理。

    信息化的一大驱动力是互联互通的需求,企业内部如此,企业与外部主体间同样如此。因此,信息化的发展必然从企业层面走向社会层面,企业间信息系统的互联是必然的发展方向。

    企业间互联,实际上是会计系统与业务系统的集成向企业外部的拓展,其目的也是实现自动记账,只是将驱动记账的环节向前进一步延伸。因此,会计系统与业务系统集成所具有的优势,企业间互联同样具备。同时,企业间互联毕竟是更高层面的信息化工作,它还具有更多优势:

    一是为交易及其核算的无纸化奠定了基础。交易中,纸面文件的作用是传递信息,包括表示证明、确认以及认可的信息。企业互联后,纸面传递的信息就可以被电子信息代替,证明、确认或者认可也可以通过电子签名实现。特别在电子发票(含电子签名信息)进一步推广的情况下,绝大多数的企业间交易都可以实现完全的无纸化,从而降低交易成本,节省社会资源。

    二是为企业改进客户服务,升级营销模式提供了契机。对于银行、电信、能源、差旅服务、电子商务平台类企业来说,他们的客户可能存在交易无纸化需求。因此,提供专门的客户端软件或者标准接口,供客户信息系统获取电子凭证,就成为改进客户服务,提高企业竞争力的一种手段。进一步说,企业互联以及配套的服务模式升级,是互联网创新的一种重要形式,它对企业来说就是竞争优势、市场和利润。

    电子机票就是航空公司与机场系统互联,共同改进乘客体验,转换机票销售模式的典型案例。过去,乘客办理乘机手续,手里必须要有纸质机票。因此,乘客主要通过实体销售点购买机票,不仅往返奔波,还可能出现乘机时忘带机票的不便。而实行电子机票后,乘客更多采用电话、网络订票的方式,通过银行卡支付。乘机时不需要携带任何购票凭证,机场终端即可根据乘客身份信息查询出购票情况。这极大地便利了乘客,也为航空公司节省了销售费用。

    三是有利于交易和信息的集中处理。企业间互联一般是通过统一端口进行,业务和相关信息从一开始就是集中处理的,而不像传统交易方式那样,由各层面、各地域分散进行,然后再进行信息的集中。这就减少了信息处理环节和成本、提高了效率。

    具有普遍服务义务的企业,如银行、公用事业、邮政等企业,一般在交易中处于主导地位,在企业互联中也应当更为主动,开发本企业的数据服务功能和接口标准,甚至推动制定行业和国家标准,促进社会信息化水平的提升。

    第三十条 企业进行会计信息系统前端系统的建设和改造,应当安排负责会计信息化工作的专门机构或者岗位参与,充分考虑会计信息系统的数据需求。

    会计是企业经营管理各方面信息汇聚的枢纽,处于信息流的下游。可以说,会计信息系统是其他业务系统的重要用户。因此,会计信息化专门机构或者岗位有必要向其他业务系统提出对上游信息的需求,也就有必要参与前端系统的建设工作。

    从另一个角度看,由于会计系统与业务系统的一体化,业务直接驱动记账,会计系统与其他系统的界限不再黑白分明。ERP等综合管理软件的出现,更使得会计系统与其他系统“你中有我、我中有你”,单纯的会计系统或者业务系统的概念可能已不存在。因此,企业开展信息系统建设,或多或少都涉及到会计职能,会计信息化专门机构或者岗位都应当参与。

    会计信息化专门机构或者岗位对前端系统建设的参与,重点要把握两个方面:一是前端系统采集或者生成的信息内容是否满足会计工作需要;二是前端系统采用的技术标准、数据字典是否与会计信息系统兼容。

    第三十一条 企业应当遵循企业内部控制规范体系要求,加强对会计信息系统规划、设计、开发、运行、维护全过程的控制,将控制过程和控制规则融入会计信息系统,实现对违反控制规则情况的自动防范和监控,提高内部控制水平。

    该条是与企业内部控制规范体系的衔接条款。

    会计信息化工作中,在内部控制问题上要把握好:会计信息系统不仅是内部控制的手段,同时也是内部控制的对象。企业对会计信息系统建设应用周期的每个环节都要进行有效的控制,才能保证系统中融入的控制功能正确地发挥作用。

    关于信息系统与内部控制的具体要求,详见《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》。

    第三十二条 对于信息系统自动生成、且具有明晰审核规则的会计凭证,可以将审核规则嵌入会计软件,由计算机自动审核。未经自动审核的会计凭证,应当先经人工审核再进行后续处理。

    过去文件规定,对于机制凭证,也需要进行人工审核才能记账。这反映了当时的“计算机模拟手工”思维。

    允许计算机自动审核凭证,是工作规范适应信息化时代要求而做出的突破之一。采用自动审核,要把握好两项前提:一是必须是信息系统自动生成的凭证,包括原始凭证和记账凭证。关于“自动生成”的概念,请参见工作规范解读之一《会计资料无纸化政策破冰》中第四十条有关解释。二是要有明晰的审核规则。所谓“明晰”,一般要有量化的指标,通过信息的比较做出判断。

    对于自动生成的凭证,原始数据产生的过程往往就已伴随着审核和控制,只要数据传递和转换中没有新的风险,则可以视同已自动审核。

    第三十三条 处于会计核算信息化阶段的企业,应当结合自身情况,逐步实现资金管理、资产管理、预算控制、成本管理等财务管理信息化。

    处于财务管理信息化阶段的企业,应当结合自身情况,逐步实现财务分析、全面预算管理、风险控制、绩效考核等决策支持信息化。

    该条是对企业会计信息化工作的方向性引导,启发企业不断将会计信息化工作引向深入。

    对于财务管理信息化阶段、决策支持信息化阶段的内容划分,该条的列举是示范性的,并不意味着企业必须严格按照阶段划分推进工作,也不意味着会计信息化只有这些工作可以开展。实际上,财务管理工作与决策支持相关,决策支持也是财务管理的内容之一。对不同行业,同样的工作内容也具有不同的地位和意义。例如,对于金融企业,资产管理和风险控制都是独立于财务部门的职能领域,其信息化不一定建立于会计核算信息化基础之上。总之,企业应当根据自身情况,逐步推进会计信息化。

    第三十四条 分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中,逐步建立财务共享服务中心。

    实行会计工作集中的企业以及企业分支机构,应当为外部会计监督机构及时查询和调阅异地储存的会计资料提供必要条件。

    财务共享是指企业(集团)将下属单位相同的财务职能集中,由一个相对独立的财务机构来行使,即各单位共享一个机构的财务服务。它起源于上世纪80年代,由美国通用、福特等大型制造企业集团提出。目前,财富100强企业中,已有超过80%建立了财务共享服务中心。在我国,近年来,随着经济全球化、监管政策的趋同以及信息化的快速发展,越来越多的企业开始关注、规划和实施财务共享。

    根据企业实际需求和发展状况,财务共享可以是部分业务流程的共享,如差旅报销流程共享,也可以是包括对外报告和财务分析在内的全业务领域共享;可以是所有地域集中的共享,也可以是区域性集中的共享。目前,全球企业财务共享的服务领域主要集中在应收应付管理、固定资产、总账、差旅与报销、财务报表、员工薪酬、资金管理等交易型业务流程。也有部分企业将内部审计、预算、计划与分析、财务风险管理等非交易型业务放入财务共享范围。

    财务共享与会计信息化密不可分。共享伴随着集中,使得财务处理与业务发生在物理空间上分离,只有依赖于高效率、高度集成的软件系统和通讯技术,才能有效解决空间差异,保障财务处理的及时性。同时,财务共享带来的标准化问题也需要信息系统层面的支持,带动信息系统标准化。

    财务共享具有以下优势:

    一是高效率低成本。财务共享的诞生源于企业对于提高财务处理效率、节约财务成本的追求。通过把内部不同单位相同的、重复设置的财务职能集中到独立的共享中心处理,实现人员、设备、知识、经验、制度的共享,形成规模优势。

    二是专业化。财务共享形成财务人员更为明细的专业化分工,让各类会计人员一方面能够将更多时间集中在各自擅长的领域,充分发挥自身的优势,另一方面又在各自领域得到更加丰富的经验积累,从而大幅提升各类财务工作的专业水平,提高财务工作质量。同时,财务共享将会计核算工作从企业财务部门中相对剥离,使财务部门有更多精力关注发挥会计的管理职能。

    三是服务导向。实施财务共享后,财务就从企业的内部职能部门转变为外部服务供应商。共享服务中心一般与集团内客户签订共享服务协议,明确服务的内容、时间期限和质量标准。这就促使财务机构转变自身定位,树立服务意识,以客户需求为导向,从而使财务工作更多地响应企业其他职能的需求,提高财务服务的满意度。

    因此,工作规范鼓励大型企业利用信息技术逐步建立财务共享服务中心,实现财务职能转型,更好地发挥会计服务管理的作用。

    当然,财务共享也带来会计核算地与企业注册地不一致的问题,给注册地监管部门开展会计监督带来了新的挑战。为此,工作规范要求实行财务共享的企业为监督机构及时查询和调阅异地储存的会计资料提供必要条件。一是在注册地办公场所要提供能访问到企业全部会计资料的终端,供监管机构查询;二是要根据注册地监管机构的需要及时调阅异地储存的纸面会计资料。

    第三十五条 外商投资企业使用的境外投资者指定的会计软件或者跨国企业集团统一部署的会计软件,应当符合本规范第二章要求。

    该条是对第二十五条在特殊情况下依然适用的明确。它强调,任何企业的会计软件都需要遵循工作规范第二章要求,没有例外情况。境外投资者指定的会计软件或者跨国企业集团统一部署的会计软件,必须在根据工作规范要求进行汉化等修改完善后,才能交付使用。

    第三十六条 企业会计信息系统数据服务器的部署应当符合国家有关规定。数据服务器部署在境外的,应当在境内保存会计资料备份,备份频率不得低于每月一次。境内备份的会计资料应当能够在境外服务器不能正常工作时,独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要。

    互联网时代,移动互联、虚拟专用网络、远程访问、云计算等技术的采用,使得信息系统成为只在逻辑上存在的概念,物理上,终端设备、服务器可以天南海北,遍布于全球各地。这为跨国企业集团会计信息系统的部署提供了极大的灵活性。从安全和成本因素考虑,企业集团可能把多国企业的系统服务器集中存放在某个或者数个城市。财务共享服务模式的运用,更是直接将多国企业的会计工作集中在某个城市进行。这就存在着境内企业的会计资料存放于境外服务器的情况。

    从企业对其经营管理的工作组织以及信息数据有自主决定权的角度来讲,上述做法无可厚非。但是,会计工作不仅是企业管理活动,由此形成的会计资料也不仅是企业财产。会计工作还是国家经济管理工作的基础环节,企业会计资料也是政府对企业监管的重要依据,是国家重要的经济信息资源。因此,企业会计数据服务器部署在境外的同时,还应当在境内留有备份,以避免我国政府对企业的会计监督可能受到境外因素干扰的风险,保障国家经济信息安全。

    按照本条规定,每月一次的备份频率是最低限度要求。对于企业实际应当采取的备份频率,以及备份的会计资料范围,工作规范采取了“能够独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要”的原则性规定,企业应当在该原则基础上自行把握。

    第三十七条 企业会计资料中对经济业务事项的描述应当使用中文,可以同时使用外国或者少数民族文字对照。

    本条依据《中华人民共和国会计法》第二十二条制定。需要注意的是,该条的本意是保证会计监督人员理解经济业务事项的实质和内容,而不是说,描述中完全不能出现其他语言文字。在不妨碍监督人员理解的前提下,描述中的产品、材料型号以及其他约定俗成的专用词汇可以使用其他语言文字。

    第三十八条 企业应当建立电子会计资料备份管理制度,确保会计资料的安全、完整和会计信息系统的持续、稳定运行。

    请参见工作规范解读之一《会计资料无纸化政策破冰》第四十条有关解释。

    第三十九条 企业不得在非涉密信息系统中存储、处理和传输涉及国家秘密,关系国家经济信息安全的电子会计资料;未经有关主管部门批准,不得将其携带、寄运或者传输至境外。

    本条依据《中华人民共和国保守国家秘密法》第二十四条、二十五条制定。部分企业的会计信息和会计资料可能涉及国家秘密或者国家重大利益,维护企业电子会计资料安全是保障国家经济信息安全的重要组成部分。企业在会计信息化建设和实施过程中,应当增强保密意识,建立和完善专项规章制度,加强对有关人员的教育和管理,进一步做好保密管理工作。

    需要注意的是,企业因在境外发行证券与上市等原因,需要向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家秘密的电子会计资料的,应当依法报有审批权限的主管部门批准,并报同级保密行政管理部门备案;是否属于国家秘密不明确或者有争议的,应当报有关保密行政管理部门确定。需要向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家安全或者重大利益的电子会计资料的,应当依法报国家档案局批准。

(第四十条至第四十二条相关解读见工作规范解读之一《会计资料无纸化政策破冰》

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